Wyliczanie świadczeń chorobowych (czyli wynagrodzenia za czas chorobę, zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, wypadkowego lub świadczenia rehabilitacyjnego) można zasadniczo podzielić na następujące etapy:

ustalenie podstawy świadczenia z poszczególnych miesięcy;
podzielenie sumy podstaw przez liczbę miesięcy, które uwzględniono przy obliczaniu świadczenia chorobowego;
wyliczenie odpowiedniej stawki procentowej świadczenia z przeciętnej podstawy;
podzielenie skalkulowanej w powyższy sposób kwoty przez 30 (niezależnie od liczby dni w miesiącu);
pomnożenie wyliczonej w punkcie 4 dniówki przez liczbę dni, za które należne jest świadczenie chorobowe.

Spis treści (aby przejść do opisu konkretnego zagadnienia wystarczy kliknąć w jeden z poniższych odnośników):

Praktyczny Kalkulator – Wyliczanie świadczeń chorobowych
Ustalenie jakie składniki powinny stanowić podstawę świadczeń chorobowych
Czy nagrodę i premię uznaniową wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków z ubezpieczenia społecznego?
Podstawa zasiłku a wynagrodzenie oraz ryczałty za nadgodziny i za pracę w nocy
„Chorobówka” a nadgodziny za dłuższe okresy rozliczeniowe
Czy podstawa świadczeń chorobowych winna uwzględniać ryczałty za nadgodziny i za pracę w nocy?
Składniki kwartalne w podstawie „chorobówki”
Składniki półroczne w podstawie świadczeń chorobowych
Składniki roczne w podstawie „chorobówki”
Uzupełnianie składników przyjmowanych do podstawy świadczenia chorobowego
Składniki zmienne uzupełnia się zasadniczo w dwojaki sposób
Likwidacja danego składnika lub zmiana zasad jego wypłaty a podstawa świadczeń chorobowych
Ta sama podstawa wymiaru
Zmiana wymiaru etatu a podstawa „chorobówki”
Wpływ podwyżki na podstawę świadczeń chorobowych
Wyznaczenie przeciętnej podstawy wyliczeń
Obliczenie dniówki świadczenia chorobowego
Stawki procentowe świadczeń chorobowych
Finalne ustalenie kwoty świadczenia chorobowego
Podstawa świadczenia chorobowego przy chorobie w pierwszym lub drugim miesiącu zatrudnienia
Jak ustalać podstawę świadczeń chorobowych po długiej nieobecności w pracy
Świadczenia należne za chorobę, wypadek lub opiekę przy łączeniu pracy z urlopem rodzicielskim

Ustalenie jakie składniki powinny stanowić podstawę świadczeń chorobowych

Do podstawy świadczeń chorobowych wliczamy, otrzymane od pracodawcy w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, wynagrodzenie pomniejszone o składki społeczne finansowane przez pracownika, osiągnięte za:

12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do świadczenia chorobowego lub
pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, gdy trwało ono krócej niż rok.

Za okres nieprzerwanego ubezpieczenia uznaje się także bezpośrednio następujące po sobie kolejne okresy podlegania w danym zakładzie ubezpieczeniu chorobowemu z tego samego tytułu (np. kolejne umowy o pracę zawarte z tym samym podmiotem).

W tym miejscu podkreślmy, że podstawy wymiaru zasiłku / wynagrodzenia za chorobę nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.

A zatem przykładowo jeśli pracownik zachorował w styczniu 2019 r., a później jeszcze w kwietniu, to podstawa kwietniowej należności chorobowej powinna być taka sama jak tej styczniowej.

Poniższa tabela prezentuje, jakie składniki wlicza się do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, a jakie nie.

Składniki wchodzące do podstawy świadczeń chorobowych

Składniki podlegające wyłączeniu z podstawy wymiaru świadczeń chorobowych

Ozusowane składniki wynagrodzenia, pomniejszane za okresy pobierania świadczeń chorobowych (np. wynagrodzenie zasadnicze, premie regulaminowe zmniejszane za czas niedyspozycji zdrowotnej, wynagrodzenie za nadgodziny, dodatki za pracę w nocy, wynagrodzenie urlopowe).

W razie braku w umowie o pracę lub wewnątrzzakładowych przepisach płacowych postanowień o zachowywaniu prawa do danego składnika pensji za dni pobierania świadczeń chorobowych uznaje się, że nie jest on należny za te dni i należy włączać go do podstawy wymiaru tych świadczeń (pod warunkiem, że w istocie nie jest on wypłacany za okresy nieobecności w pracy).

Składniki niestanowiące podstawy wymiaru składki chorobowej (np. ekwiwalent za pranie odzieży roboczej)

Składniki pensji, do których zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu pracownik zachowuje prawo w okresie niezdolności do pracy i które są wypłacane za okresy pobierania świadczeń chorobowych (np. nagrody i premie niepomniejszane za czas absencji chorobowej)

Składniki, na których przyznanie i wypłatę nieobecność uprawniająca do świadczenia chorobowego nie ma żadnego wpływu (mimo pobierania zasiłku pracownik dany składnik wynagrodzenia otrzymuje), np. jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie, wartość szczepień ochronnych pracowników, finansowanych przez pracodawcę

Elementy płacy nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, wypłacane bez względu na nieobecność w pracy, jeżeli wypłata jest dokonywana zarówno za okres wykonywania pracy, jak i za okres otrzymywania świadczenia z ubezpieczenia społecznego (np. prowizje wypłacane wszystkim w tej samej wysokości po uzyskaniu przez całą firmę wyznaczonego progu rentowności)

Składniki przysługujące w myśl umowy o pracę lub aktu wewnątrzzakładowego, tylko do określonego terminu (dotyczy to podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należnego za okres po tym terminie), np. dodatek funkcyjny należny tylko do określonego terminu

Nierzadko zdarza się, że zakładowe akty normatywne nic nie mówią o tym, czy konkretny element płacowy jest bądź nie jest zmniejszany za okresy otrzymywania świadczeń chorobowych i pojawiają się wątpliwości jak ustalić podstawę zasiłkową. W takich okolicznościach, jeśli pracodawca jest w stanie udokumentować, że wypłaca konkretny składnik pensji również za okres pobierania należności z ubezpieczenia społecznego, mimo że nie zawarł tej zasady w umowie o pracę lub przepisach dotyczących spraw płacowych, wówczas składnika tego nie uwzględnia się przy kalkulowaniu świadczeń chorobowych (por. ust. 284 komentarza ZUS do ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej dalej: ustawą zasiłkową).

Czy nagrodę i premię uznaniową wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków z ubezpieczenia społecznego?

Tak, o ile nie są one wypłacane za okresy pobierania świadczeń chorobowych.

Decydując o tym, czy premia uznaniowa lub nagroda ma wchodzić do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, trzeba odnosić się nie tylko do samej treści zakładowych regulacji płacowych, ale również do praktyki ich stosowania w firmie.

Jeżeli kalkulowanie wysokości i wypłata danego elementu pensji jest uzależnione od obecności pracownika w pracy, wówczas powinien on być wliczany do bazy obliczeniowej świadczeń chorobowych, nawet jeśli posiada on charakter uznaniowy (jak nagroda pieniężna czy niektóre rodzaje premii). Dotyczy to także sytuacji, w których zapisy umowy o pracę lub postanowienia wewnątrzzakładowych uregulowań nic o tym nie mówią.

Jak już to stwierdzono, w podstawie świadczeń chorobowych uwzględnia się składniki pensji, do których w myśl przepisów płacowych pracownik nie zachowuje prawa za okresy pobierania tych świadczeń. Do tej podstawy wlicza się też elementy płacowe, w stosunku do których przepisy wewnątrzzakładowe nie zawierają postanowień dotyczących zasad ich wypłaty za okresy pobierania świadczeń. W takim przypadku uznaje się bowiem, że nie przysługują za te okresy.

Warto w tym miejscu odwołać się do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 3 sierpnia 2016 r., sygn. akt I UK 178/16, w którym podkreślono, iż nie ulega wątpliwości, że do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wlicza się nie tylko wypłacone pracownikowi premie ale i nagrody. W przypadku premii, a więc świadczenia o przewidzianych z góry, skonkretyzowanych i zobiektywizowanych oraz podlegających weryfikacji przesłankach nabycia prawa do niego, określenie zasad jej zmniejszania polega na ustaleniu tzw. reduktorów. W nawiązaniu do art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej zmniejszenie premii za okres pobierania zasiłku chorobowego powinno więc sprowadzać się do ustalenia w przepisach płacowych (lub w umowie o pracę, jeśli ona jest źródłem uprawnień do premii), że za ten okres świadczenie nie przysługuje.

W przypadku nagrody kwestia wliczania bądź niewliczania jej do podstawy zasiłkowej jest bardziej skomplikowana. Pojawia się bowiem pytanie, w jaki sposób przepisy o wynagradzaniu (postanowienia umowy o pracę) mają przewidywać zmniejszenie świadczenia za okres pobierania zasiłku chorobowego, skoro nagroda jest świadczeniem przyznawanym pracownikowi na podstawie swobodnego uznania pracodawcy, a więc nie obowiązują żadne przesłanki nabycia prawa do niej, tak pozytywne jak i negatywne. Ustanowienie reduktora prawa do nagrody w postaci pozbawienia owego prawa za czas niezdolności do pracy spowodowanej choroba przemawiałoby za uznaniem świadczenia za premię. W przypadku nagrody hipotezą normy art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej objęte są zatem sytuacje, gdy pracodawca przyznaje pracownikowi nagrodę, a następnie ją zmniejsza za okres pobierania zasiłku chorobowego (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 października 2006 r., III UK 89/06, OSNP 2007 nr 23-24, poz. 358).

W kontekście obecnego brzmienia art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej, także w odniesieniu do premii i nagród dla ustalenia, czy ten składnik wynagrodzenia podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru zasiłku, należy badać zarówno treść przepisów płacowych, jak i praktykę w ich stosowaniu przez pracodawcę. Skoro podstawę zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w okresie przyjmowanym do ustalenia tejże podstawy (czyli w okresie poprzedzającym zachorowanie), to trzeba badać sposób realizacji przez pracodawcę zobowiązań do wypłaty danego składnika wynagrodzenia za czas choroby pracownika również w okresie poprzedzającym obecną niezdolność do pracy uprawnionego.

Nawet przy braku jakichkolwiek określonych przepisami przesłanek nabycia prawa do nagrody, możliwe jest w ustalenie w postępowaniu dowodowym, czy niezdolność do pracy spowodowana chorobą rzutowała na prawo pracownika do danego składnika wynagrodzenia. W takim przypadku należy badać, czy podejmując decyzję o przyznaniu i wypłacie nagrody, podmiot decydujący o tym zasięgał informacji o absencji chorobowej pracownika. O ile przy tym można mieć wątpliwości, czy niezdolność do pracy wywołana chorobą była przyczyną zmniejszenia nagrody za ten okres wtedy, gdy w ogóle nie doszło do przyznania świadczenia lub gdy nastąpiło wypłacenia tegoż składnika wynagrodzenia w niższej wysokości, o tyle sytuacja jest klarowna, gdy mimo absencji chorobowej pracownik otrzymał nagrodę i to w maksymalnej wysokości wynikającej z przepisów płacowych. W takim przypadku niewątpliwie niezdolność do pracy spowodowana chorobą nie wpływa na zmniejszenie świadczenia.

Podstawa zasiłku a wynagrodzenie oraz ryczałty za nadgodziny i za pracę w nocy

Kwestią niebudzącą żadnych wątpliwości jest fakt, iż wynagrodzenie za nadgodziny uwzględnia się w podstawie świadczeń chorobowych takich jak zasiłek i wynagrodzenie za chorobę, zasiłek macierzyński, opiekuńczy, wypadkowy oraz świadczenie rehabilitacyjne.

Nie tak oczywistym jest już jednak to:

czy zapłatę za godziny nadliczbowe zawsze przyjmuje się do podstawy należności chorobowych w kwocie faktycznej oraz
jak wliczać do bazy obliczeniowej wspomnianych wyżej należności wynagrodzenie za „nadgodziny średniotygodniowe” przy okresach rozliczeniowych dłuższych niż jeden miesiąc.

Wynagrodzenie zasadnicze określone stawką miesięczną, jak też inne składniki płacy należne za okresy miesięczne, wlicza się do bazy obliczeniowej świadczeń chorobowych w kwocie przysługującej za miesiące, za które zostały wypłacone, niezależnie od tego, kiedy nastąpiła ich wypłata.

Powyższe dotyczy także m.in.:

normalnego wynagrodzenia za pracę ponadnormatywną oraz
dodatków za nadgodziny przysługujących z tytułu przekroczenia normy dobowej (chodzi tu o tzw. nadgodziny dobowe) a także
dodatków należnych za przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, o ile okres rozliczeniowy nie przekracza miesiąca.

„Chorobówka” a nadgodziny za dłuższe okresy rozliczeniowe

Inaczej sprawa wygląda z godzinami nadliczbowymi wynikającymi z przekroczeń średniotygodniowych przy dłuższych okresach rozliczeniowych (dłuższych niż jeden miesiąc). Przykładowo dodatki za nadgodziny tygodniowe, wypłacane po zakończeniu 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego, uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia za niedyspozycję zdrowotną i zasiłków z ubezpieczenia społecznego w sposób obowiązujący dla składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi za okresy kwartalne. Przypomnijmy, że składniki kwartalne podlegają wliczeniu do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych zatrudnionej osobie za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Analogicznie postępuje się ze średniotygodniówkami za okresy rozliczeniowe półroczne czy roczne.

Czy podstawa świadczeń chorobowych winna uwzględniać ryczałty za nadgodziny i za pracę w nocy?

Zasadniczo tak, gdyż w praktyce przyjęło się pomniejszać oba wymienione składniki płacy za okresy pobierania świadczeń chorobowych. Gdyby jednak w danym zakładzie pracy pracownik w myśl wewnętrznych przepisów płacowych zachowywał prawo do wspomnianych ryczałtów w okresie otrzymywania należności chorobowych, wówczas omawiane elementy pensji nie powinny wchodzić do bazy obliczeniowej świadczeń za chorobę.

Przypomnijmy, że zgodnie art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej, przy ustalaniu podstawy wymiaru należności chorobowych pomija się składniki wynagrodzenia (przychodu) podlegające oskładkowaniu, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania tych należności i są one wypłacane za ten okres. A zatem ryczałty za godziny nadliczbowe i godziny pracy w porze nocnej wchodzą do podstawy świadczeń chorobowych:

po uzupełnieniu – o ile podlegają zmniejszaniu proporcjonalnemu do okresów absencji w pracy,
w kwotach faktycznie wypłaconych – jeżeli za czas niedyspozycji zdrowotnej są zmniejszane nieproporcjonalne (kwotowo lub procentowo).

Składniki kwartalne

Składniki kwartalne, które nie są wypłacane za okresy pobierania świadczeń chorobowych, powinny być wliczane do podstawy wymiaru wspomnianych należności w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niedyspozycja zdrowotna.

W praktyce zdarza się, że ubezpieczony nie był zatrudniony u pracodawcy przez pełen okres czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy. W takiej sytuacji trzeba kierować się wyjaśnieniami zawartymi w ust. 295 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nimi, w opisanych okolicznościach składnik kwartalny wchodzi do podstawy świadczeń chorobowych w wysokości ustalonej proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach, z których wyznaczana jest przedmiotowa podstawa. Oznacza to konieczność wyłączenia tej części składnika kwartalnego, która została przyznana podwładnemu za przepracowane dni niepełnego miesiąca zatrudnienia danego kwartału.

Przedstawiona zasada ma zastosowanie także wówczas, gdy pracownik korzystał z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, który rozpoczął się przed okresem, z którego kwartalny składnik wynagrodzenia jest uwzględniany i skończył się w trakcie tego okresu.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy od 11 lipca 2018 r. W dniu 6 maja 2019 r. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik otrzymał premie kwartalne: za III i IV kwartał 2018 r. oraz I kwartał 2019 r. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od sierpnia poprzedniego roku do kwietnia bieżącego roku powinna zostać wliczona premia kwartalna w wysokości 1/8 kwot wypłaconych za III i IV kwartał 2018 r. oraz I kwartał 2019 r., tj. proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w kwartałach poprzedzających chorobę (wyłączając kwotę premii przypadającej na dni lipca 2018 r.).

Kwotę składnika o charakterze kwartalnym w części przypadającej na pełne kalendarzowe miesiące kwartału wyznacza się według obowiązujących u pracodawcy reguł wynagradzania.

Przykład

W III kwartale 2018 r. pracownik z poprzedniego przykładu pozostawał w zatrudnieniu przez 82 dni (od 11 lipca do 30 września) i otrzymał za ww. kwartał premię kwartalną, która po pomniejszeniu o składki ZUS wyniosła 1480,21 zł. Za IV kwartał 2018 r. premia (już bez składek ZUS) wyniosła 1855,22 zł, zaś za I kwartał 2019 r. – 1654,98 zł.

Załóżmy, że pracodawca do obliczenia wysokości premii przypadającej na każdy miesiąc stosuje metodę dzielenia uzyskanej premii przez liczbę dni kalendarzowych kwartału, za które została wypłacona i mnożenia uzyskanej wartości przez liczbę dni kalendarzowych występujących w pełnych przepracowanych miesiącach danego kwartału. W związku z tym premia kwartalna podlegająca wliczeniu do podstawy majowego świadczenia chorobowego powinna wynieść 576,42 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(1480,21 zł : 82 dni kalendarzowych od 11 lipca do 30 września) x 61 dni kalendarzowych z sierpnia i września = 1101,13 zł;

(1101,13 zł + 1855,22 zł + 1654,98 zł) : 8 = 576,42 zł.

Składniki półroczne

Elementy płacy przysługujące za okresy półroczne, do których pracownik nie zachowuje prawa za okres pobierania świadczeń chorobowych, powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru tych świadczeń w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za dwa półrocza poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Przykład

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w dniu 2 listopada. Pracownik oprócz wynagrodzenia miesięcznego otrzymuje także nagrody półroczne pomniejszane za okresy nieobecności w pracy.

Przy obliczaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego, do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od listopada poprzedniego roku do października bieżącego roku doliczyć należy 1/12 kwot nagrody półrocznej wypłaconej pracownikowi za II półrocze roku poprzedniego i I półrocze roku bieżącego.

Składniki roczne

Składniki pensji za okresy roczne, które pomniejszane są za dni pobierania świadczeń chorobowych, uwzględnia się w podstawie ich wymiaru w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Przykład

Pracownik zachorował w kwietniu. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjęto wynagrodzenia za okres od kwietnia poprzedniego roku do marca bieżącego roku. Za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy pracownik otrzymał w lutym bieżącego roku roczną premię, do której nie zachowuje prawa w okresie pobierania należności chorobowych (stanowi ona procent przychodu pracownika za poprzedni rok). Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od kwietnia poprzedniego roku do marca bieżącego roku doliczyć powinno się 1/12 kwoty premii rocznej za poprzedni rok kalendarzowy.

Uzupełnianie składników przyjmowanych do podstawy świadczenia chorobowego

Celem uzupełnienia płacy uwzględnianej w podstawie świadczeń chorobowych jest skalkulowanie takiej jej wysokości, którą pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy.

Uzupełnieniu podlegają zarówno składniki o charakterze stałym (np. płaca zasadnicza) jak i zmiennym (np. zmienna premia regulaminowa).

Składnik określony w stałej miesięcznej wysokości uzupełnia się poprzez przyjęcie jego kwoty zapisanej w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy.

Przy płacy określonej stawką godzinową (którą na potrzeby wyznaczania podstawy zasiłkowej traktujemy jako składnik stały), uzupełnienie polega na pomnożeniu wskazanej w umowie o pracę stawki przysługującej za godzinę pracy przez liczbę godzin, jaką pracownik zobowiązany był przepracować w danym miesiącu (np. zgodnie z grafikiem).

Składniki zmienne uzupełnia się zasadniczo w dwojaki sposób

W przypadku gdy zatrudniony świadczył w danym miesiącu pracę choćby 1 dzień, wówczas uzupełnienie sprowadza się do podzielenia naliczonego składnika (pomniejszonego o składki społeczne finansowane przez zatrudnionego) przez liczbę dni faktycznie przepracowane, a następnie pomnożenie otrzymanego wyniku przez liczbę dni, które pracownik miał nominalnie do przepracowania w danym miesiącu.

Inny sposób uzupełniania obowiązuje w sytuacji, w której podwładny nie osiągnął żadnego wynagrodzenia z uwagi na nabycie prawa do świadczenia chorobowego pierwszego dnia po powrocie z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego trwającego przez cały okres, z którego ustala się podstawę zasiłkową. W takich okolicznościach uzupełnienie polega na przyjęciu kwoty składników wynagrodzenia o charakterze zmiennym w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje świadczenie chorobowe.

Jeżeli pracownik ma wypłacane zarówno stałe jak i zmienne składniki, wówczas pensję za dany miesiąc uzupełnia się według reguł odpowiednich do danego rodzaju płacy. Osobno trzeba więc uzupełnić wynagrodzenie stałe i osobno płacę zmienną.

Ważne!

W kontekście omawianego uzupełniania należy pamiętać, że:

· dni, w których pracownik był nieobecny w pracy z powodu korzystania z urlopu wypoczynkowego, lub inne dni nieobecności w pracy, za które zachował prawo do wynagrodzenia (np. 2 dni opieki nad dzieckiem, o których mówi art. 188 Kodeksu pracy, urlop okolicznościowy), są traktowane na równi z dniami przepracowanymi;

· uzupełnienia dokonuje się w odniesieniu do składników pomniejszanych proporcjonalnie do dni nieobecności w pracy;

· nie uzupełnia się składników zmniejszanych za okresy nieobecności w pracy w sposób inny niż proporcjonalny (np. kwotowo lub procentowo), a także składników w przypadku, gdy pracownik nie zachowuje prawa do nich za okres otrzymywania wynagrodzenia za chorobę i zasiłków z ubezpieczenia społecznego, jednak wewnątrzzakładowe przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości tych składników za okres pobierania świadczeń chorobowych;

· uzupełnienia nigdy nie dokonujemy w przypadku dni nieusprawiedliwionej nieobecności oraz w odniesieniu do dodatków za pracę w porze nocnej, normalnego wynagrodzenia i dodatków za pracę ponadnormatywną oraz składników pensji pomniejszanych za czas otrzymywania świadczeń chorobowych w sposób inny niż proporcjonalny (np. kwotowo lub procentowo);

· uzupełnieniu nie podlega płaca w miesiącu, w którym pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy (taki miesiąc jest pomijany przy wyliczeniach świadczeń chorobowych) – pamiętajmy, że jeśli pracownik nie wypracowuje połowy nominalnego czasu pracy przez wszystkie miesiące uwzględniane w bazie obliczeniowej należności chorobowych, wówczas uzupełnia się każdy miesiąc.

Likwidacja danego składnika lub zmiana zasad jego wypłaty a podstawa świadczeń chorobowych

Przy wyznaczaniu podstawy wymiaru zasiłku i wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego czy wypadkowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia (np. premii), do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania ww. świadczenia chorobowego zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego świadczenia. Ustalanie ww. podstawy komplikują zmiany w regułach przyznawania określonego elementu płacowego, jego likwidacja bądź wliczenie – w części lub w całości – do innego składnika pensji.

W praktyce niekiedy zdarza się, że dochodzi do modyfikacji reguł przyznawania i wypłacania danego elementu płacy w związku z pobieraniem przez pracownika świadczeń chorobowych. Jeżeli zmiana polega na tym, że konkretny składnik nie jest już pomniejszany z powodu pobierania świadczeń chorobowych (a wcześniej był), wówczas ustalając podstawę świadczeń należnych za okres od daty wspomnianej zmiany nie należy go uwzględniać. Analogicznie jest w sytuacji odwrotnej – gdy dany element płacy jest aktualnie redukowany za dni nieobecności w pracy (a wcześniej nie był), wówczas powinien on być wliczany do podstawy wymiaru świadczeń przysługujących za okres od dnia, w którym nastąpiła ww. modyfikacja.

W sytuacji gdy zmiana zasad kalkulowania danego składnika mająca wpływ na ustalenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych nastąpi w okresie pobierania tego świadczenia, to podstawa ta podlega przeliczeniu – od dnia wprowadzenia modyfikacji. Przeliczenie polega odpowiednio na:

uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczenia składowej pensji (np. premii), jeśli po zmianie regulaminu jest ona pomniejszana za okresy pobierania tego świadczenia, a przed zmianą zapisu była wypłacana za okresy jego pobierania,
wyłączeniu z bazy obliczeniowej świadczenia składnika, który był pomniejszany za okresy otrzymywania „chorobówki”, a po zmianie pracownik zachowuje do niego prawo w tych okresach (w całości lub w części).

W ust. 306 komentarza do ustawy zasiłkowej wydanego przez ZUS wskazano, że w razie podjęcia przez zakład pracy decyzji o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty, podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od tej daty, ustala się z wyłączeniem tego składnika. Jeżeli jednak składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia, zasada ta nie ma zastosowania.

Przykład

Pracownik zachorował w dniu 13 lipca. Niezdolność do pracy trwała do 30 października. Pracownik poza wynagrodzeniem miesięcznym otrzymuje regulaminową premię miesięczną oraz premię kwartalną, które przysługują za czas faktycznie przepracowany. Przy ustalaniu podstawy wymiaru przysługującego zasiłku chorobowego uwzględnione zostanie przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od lipca poprzedniego roku do czerwca bieżącego roku, premie miesięczne wypłacone za ten okres oraz 1/12 sumy premii kwartalnych wypłaconych za III, IV, I i II kwartał. W dniu 1 października pracodawca podjął decyzję, że od tej daty zaprzestaje się wypłaty premii kwartalnej. Od 1 października premia kwartalna powinna zostać wyłączona z podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Zaprzestanie wypłaty składnika, który nie był wliczany do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, pozostaje bez wpływu na tę podstawę. Podobnie jest w sytuacji, gdy element płacy redukowany z powodu pobierania świadczeń chorobowych zostaje wliczony do innego składnika, który jest także pomniejszany za okresy absencji w pracy.

Przykład

Pracownica była chora w okresie od 18 września do 7 listopada. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego przysługuje jej co miesiąc dodatek stażowy w wysokości 20%, który zgodnie z regulaminem wynagradzania jest obliczany od faktycznego wynagrodzenia miesięcznego otrzymanego w danym miesiącu. Przy wyznaczaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych w zaistniałym stanie faktycznym uwzględnione powinno zostać wynagrodzenie zasadnicze pracownicy za okres od września poprzedniego roku do sierpnia tego roku, w tym dodatek stażowy. Od 1 października zmienione zostały zasady wynagradzania pracowników i dodatek stażowy został włączony do wynagrodzenia zasadniczego. Pomimo zmiany zasad wynagradzania, nie przelicza się podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego od 1 października. Dodatek stażowy, który pracownica otrzymała za okres od września poprzedniego roku do sierpnia bieżącego roku nadal powinien być uwzględniony w podstawie wymiaru zasiłku.

Czasami bywa, że dany składnik płacy, który nie był wliczany do podstawy wymiaru wynagrodzenia za chorobę i zasiłków z ubezpieczenia społecznego, zostaje włączony do wynagrodzenia zasadniczego. W takim przypadku, od dnia zaistnienia ww. zmiany składnik ten powinien być uwzględniany przy kalkulowaniu świadczeń chorobowych. Wynika to z tego, że w opisanym stanie rzeczy, omawiany składnik płacy stając się częścią pensji zasadniczej, podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu za dni niedyspozycji zdrowotnej według zasad określonych w § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Jeśli do tego typu modyfikacji dojdzie w okresie pobierania świadczenia chorobowego, wówczas trzeba jego podstawę przeliczyć dodając do niej kwot wliczonego do zasadniczej płacy składnika wypłaconych za miesiące, za które wynagrodzenie przyjęto do wyznaczenia tej podstawy.

Przykład

Pracownica pracujący na pełnym etacie obok wynagrodzenia zasadniczego otrzymywała do końca września 2018 r. stałą miesięczną premię, która przysługiwała jej również w okresach niezdolności do pracy wskutek choroby. Od 1 października 2018 r. ww. premia została wliczona w całości do wynagrodzenia zasadniczego. Pracownica choruje od 27 września do 3 października 2018 r., za co należy jej się wynagrodzenie chorobowe, którego podstawę stanowi przeciętna miesięczna płaca za okres od września 2017 r. do sierpnia 2018 r. Świadczenie chorobowe za 3 dni październikowej niedyspozycji zdrowotnej podlega w opisanym przypadku przeliczeniu, poprzez uwzględnienie w jego podstawie premii wypłaconych za okres od września 2017 r. do sierpnia 2018 r.

Likwidacja określonego składnika pensji, wliczenie go w całości lub części do innego składnika lub zmiana zasad jego wypłaty nigdy nie powoduje zmiany okresu, z jakiego ustalona powinna być podstawa świadczeń chorobowych.

Niejednokrotnie modyfikacja reguł naliczania danego elementu płacowego sprowadza się do zmian w sposobie jego pomniejszania za czas nieobecności w pracy. Jeżeli to pomniejszanie jest dokonywane:

proporcjonalnie do dni nieobecności w pracy, wówczas składnik musi być przyjmowany do podstawy „chorobówki” po uprzednim uzupełnieniu,
nie w sposób proporcjonalny (np. kwotowo lub procentowo), wówczas składnik podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Tak samo jest w przypadku, gdy pracownik nie zachowuje prawa do danego składnika za okres otrzymywania wynagrodzenia za chorobę i zasiłków z ubezpieczenia społecznego, jednak wewnątrzzakładowe przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości tego składnika za okres pobierania świadczeń chorobowych.

Ta sama podstawa wymiaru

Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. Przy czym reguła ta nie ma zastosowania w przypadku zmiany wymiaru etatu.

Zmiana wymiaru etatu a podstawa „chorobówki”

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru „chorobówki” stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w:

miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy lub
miesiącach poprzedzających powstanie niezdolności do pracy uwzględnianych przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku.

Jak wskazano w ust. 293 komentarza do ustawy zasiłkowej, jeśli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy lub w okresie roku poprzedzającego tę niezdolność, składnik kwartalny lub roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w kwartałach kalendarzowych poprzedzających niezdolność do pracy albo odpowiednio w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność.

W sytuacji natomiast, gdy zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po upływie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy lub po zakończeniu roku poprzedzającego tę niezdolność, składnik kwartalny lub roczny przyjmuje się w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. Jeżeli do zmiany wymiaru czasu pracy doszło w okresie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy albo odpowiednio w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność oraz kolejna zmiana wymiaru czasu pracy ma miejsce po upływie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy albo odpowiednio po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność, to należy obliczyć średni współczynnik wymiaru czasu pracy w czterech kwartałach albo odpowiednio w roku kalendarzowym i składniki kwartalne albo składnik roczny przyjąć w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy (ust. 294 komentarza do ustawy zasiłkowej).

Przykład

Pracownik do 30 września poprzedniego roku był zatrudniony w wymiarze 3/4 etatu (0,75), od 1 października poprzedniego roku do 31 lipca bieżącego roku w połowie wymiaru czasu pracy (0,5), a od 1 sierpnia jest zatrudniony w pełnym wymiaru czasu pracy. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. „trzynastki”. Pracownik stał się niezdolny do pracy w listopadzie.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się wynagrodzenie miesięczne pracownika za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od sierpnia do października bieżącego roku. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać „trzynastkę” w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy, po jej pomnożeniu przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (1 etat) do średniego wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym, który wyniósł 0,69 i został obliczony następująco:

(0,75 x 9 + 0,5 x 3) : 12 = 0,69.

Współczynnik ten wynosi 1,45 i został obliczony następująco: 1 : 0,69 = 1,45.

Wpływ podwyżki na podstawę świadczeń chorobowych

Samo podwyższenie (bądź obniżenie) wynagrodzenia (bez zmiany wymiaru etatu) nie ma znaczenia dla ustalenia podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, bez względu na to czy choroba wystąpi w miesiącu zmodyfikowania kwoty wynagrodzenia czy też w miesiącach kolejnych.

Wyjątkowo podniesienie / zmniejszenie kwoty wynagrodzenia wymusza przeliczenie podstawy „chorobówki” w sytuacji, gdy miesiące objęte ww. modyfikacją zostały uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku / wynagrodzenia chorobowego (z czym mamy np. do czynienia w razie przyznania podwyżki za okres wsteczny).

Wyznaczenie przeciętnej podstawy wyliczeń

Do podstawy wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczenia społecznego należnych w razie choroby lub macierzyństwa wchodzą:

składniki za okresy miesięczne – w kwocie wypłaconej pracownikowi za poszczególne miesiące, z których buduje się podstawę wymiaru świadczenia chorobowego,
składniki kwartalne – w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za 4 kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (zasada ta obowiązuje nawet wówczas, gdy w danym kwartale podwładny pracował przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy oraz gdy za niektóre z wymienionych kwartałów pracownik nie otrzymał składnika kwartalnego, przy czym przyczyna jego nieprzyznania pozostaje w tej sytuacji bez znaczenia),
składniki za okresy półroczne – w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za dwa półrocza poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy,
składniki za okresy roczne – w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Zaznaczmy, że podstawa wymiaru wynagrodzenia za chorobę i zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, przysługujących pracownikom pełnoetatowym, nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia. W 2019 r. najniższa podstawa „chorobówki” przy pełnym etacie wynosi 1941,52 zł (2250 zł – 13,71% x 2250 zł).

Dla pracowników pracujących na część etatu, najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych jest zmniejszana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Wyznaczenia przeciętnej podstawy wyliczeń dokonujemy poprzez zsumowanie podstaw z poszczególnych miesięcy i podzielenie ich sumy przez liczbę miesięcy, które uwzględnia się przy obliczaniach.

Obliczenie dniówki świadczenia chorobowego

Celem skalkulowania świadczenia chorobowego należnego za 1 dzień trzeba dokonać przeliczenia wg wzoru:

przeciętna podstawa świadczenia x stawka procentowa świadczenia chorobowego : 30

Stawki procentowe świadczeń chorobowych

Wysokość świadczeń chorobowych
Rodzaj świadczenia	Miesięczna wysokość świadczenia (procent podstawy wymiaru świadczenia)
wynagrodzenie chorobowe	– 80% – za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną lub – 100% – za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek: • wypadku w drodze do pracy lub z pracy • choroby przypadającej w czasie ciąży • poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi ich pobrania
zasiłek chorobowy	– 80% za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną lub 70% – za okres pobytu w szpitalu (w przypadku pracownika w wieku 50+ za okres pobytu w szpitalu przypadający od 15. do 33. dnia choroby trwającej w roku kalendarzowym, zasiłek chorobowy wypłacany jest w wysokości 80% podstawy wymiaru. Dopiero od 34. dnia choroby zasiłek dla tego pracownika w związku z pobytem w szpitalu powinien być wypłacany w wysokości 70% podstawy wymiaru) – 100% – za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek: • wypadku w drodze do pracy lub z pracy • choroby przypadającej w czasie ciąży • poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi ich pobrania
zasiłek opiekuńczy	– 80%
świadczenie rehabilitacyjne	– 90% – za okres pierwszych trzech miesięcy (90 dni), – 75% – począwszy od 91. dnia do końca okresu, na który zostało przyznane, – 100% – jeżeli niezdolność do pracy przypada w okresie ciąży
zasiłek macierzyński	– 100% – za okres urlopu ojcowskiego oraz za okres wypłaty odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego w wymiarze: o do 6 tygodni (42 dni), w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie lub przyjęcia jednego dziecka, o do 8 tygodni (56 dni), w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie lub jednoczesnego przyjęcia więcej niż jednego dziecka, o do 3 tygodni (21 dni), w przypadku przyjęcia dziecka w wieku do 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, do 10. roku życia. – 60% – za okres urlopu rodzicielskiego przypadający począwszy odpowiednio od 7., 9., 4. tygodnia tego urlopu wynosi natomiast 60% podstawy wymiaru. – 80% – za cały okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, jeśli wniosek o wypłatę zasiłku za ww. urlopy zostanie złożony w ciągu 21 dni od porodu Przypomnijmy, że od początku 2016 r. w sytuacji, gdy miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego, kwotę ww. zasiłku (po odjęciu zaliczki podatkowej) podwyższa się do wysokości 1000 zł. Powyższe wyrównanie: · obliczamy jako różnicę między wysokością świadczenia rodzicielskiego (1000 zł) a miesięczną kwotą zasiłku macierzyńskiego, zmniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy, · nie podlega opodatkowaniu, · jest wypłacane przez płatnika zasiłków, · przysługuje za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego (na warunkach urlopu macierzyńskiego) oraz urlopu rodzicielskiego.

Finalne ustalenie kwoty świadczenia chorobowego

Świadczenie chorobowe nalicza się za każdy dzień absencji w pracy spowodowanej zdarzeniem uprawniającym do otrzymania ww. świadczenia (nie wyłączając dni wolnych od pracy takich jak np. święta i niedziele).

Ostateczną kwotę świadczenia chorobowego uzyskuje się poprzez pomnożenie wyliczonej dniówki przez liczbę dni, za które należne jest świadczenie chorobowe.

Przykład

Pracownik zatrudniony na cały etat ma wypłacane co miesiąc stałe wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3000 zł brutto oraz zmienne premie regulaminowe, pomniejszane w sposób proporcjonalny za każdy dzień pobierania świadczeń chorobowych. W marcu 2019 r. chorował on przez 5 dni robocze. Biorąc pod uwagę fakt, iż premia za marzec wyniosła 490,91 zł (po pomniejszeniu o składki ZUS), uzupełnienie styczniowej pensji uwzględnianej w podstawie świadczeń chorobowych powinno wyglądać jak niżej:

(3000 zł stałej pensji – 13,71% x 3000 zł) + (490,91 zł : 16 dni pracy x 21 dni nominalnie do przepracowania w marcu) = 2588,70 zł + 644,32 zł = 3233,02 zł.

Pracownik po raz kolejny chorował w lipcu 2019 r. przez 3 dni. Podstawę wymiaru przysługującego z tego tytułu wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lipca 2018 r. do czerwca 2019 r., które po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenie społeczne wyniosło 3.351,33 zł. W opisanych okolicznościach należność za lipcową niedyspozycję zdrowotną powinna wynieść 268,11 zł, zgodnie z wyliczeniem:

3.351,33 zł × 80% : 30 = 89,37 zł (stawka dzienna),

89,37 zł × 3 dni choroby = 268,11 zł.

Podstawa świadczenia chorobowego przy chorobie w pierwszym lub drugim miesiącu zatrudnienia

Jeśli niezdolność do pracy powstała przed upływem pierwszego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia, do podstawy wymiaru zasiłku / wynagrodzenia za chorobę pracownika przyjmuje się:

wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości (wynagrodzenie określone w stawce godzinowej traktuje się jak wynagrodzenie stałe),
w przypadku wynagrodzenia zmiennego – wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy (ust. 274 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej).

Poniższa tabela przedstawia sposób wyznaczania podstawy świadczeń chorobowych należnych w pierwszym miesiącu zatrudnienia, gdy pracownik w pierwszym miesiącu zatrudnienia przepracował przynajmniej jeden dzień:

Rodzaj wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika	Sposób ustalenia podstawy świadczeń chorobowych
Stała miesięczna pensja	Podstawę wyliczeń winno stanowić wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy
Wynagrodzenie określone w stawce godzinowej	Do podstawy wyliczeń powinno wejść wynagrodzenie w kwocie stanowiącej wynik pomnożenia stawki godzinowej przez liczbę godzin nominalnie do przepracowania w danym miesiącu przez pracownika
Wynagrodzenie zmienne (np. akordowe lub w postaci prowizji)	Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego powinno stanowić wynagrodzenie miesięczne obliczone poprzez: · podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych w danym miesiącu, · pomnożenie otrzymanego wyniku przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był obowiązany przepracować w tym miesiącu
Wynagrodzenie mieszane (czyli gdy pracownik ma wypłacaną zarówno pensję w stałej miesięcznej wysokości jak i składniki zmienne)	Podstawę zasiłku / wynagrodzenia chorobowego stanowić powinno wynagrodzenie stałe wskazane w umowie o pracę (lub innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy) oraz zmienne składniki wynagrodzenia uzupełnione zgodnie z przedstawionymi powyżej regułami

Przykład

Pełnoetatowy pracownik zatrudniony od 8 kwietnia 2019 r., wynagradzany jest akordowo. Po 10 dniach pracy zachorował i był niezdolny do wykonywania swych obowiązków służbowych przez 5 dni. Nominalny czas pracy w kwietniu 2019 r. to 21 dni roboczych, z czego przepracował faktycznie 10 dni, za co otrzymał pensję w wysokości 1.952 zł brutto (1.684,38 zł po pomniejszeniu o składki społeczne finansowane przez pracownika).

W zaistniałym stanie faktycznym wynagrodzenie chorobowe za niedyspozycję zdrowotną należy obliczyć następująco:

· 1.684,38 zł : 10 dni = 168,44 zł;

· 168,44 zł x 21 dni = 3.537,24 zł;

· 3.537,24 zł x 80% : 30 = 94,33 zł;

· 94,33 zł x 5 dni choroby = 471,65 zł.

Rodzaj wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika	Sposób ustalenia podstawy świadczeń chorobowych
Stała miesięczna pensja	Podstawę wyliczeń winno stanowić wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy
Wynagrodzenie określone w stawce godzinowej	Do podstawy wyliczeń powinno wejść wynagrodzenie w kwocie stanowiącej wynik pomnożenia stawki godzinowej przez liczbę godzin nominalnie do przepracowania w danym miesiącu przez pracownika
Wynagrodzenie zmienne (np. akordowe lub w postaci prowizji)	Do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego wchodzić powinna kwota zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacona za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje wynagrodzenie chorobowe
Wynagrodzenie mieszane (czyli gdy pracownik ma wypłacaną zarówno pensję w stałej miesięcznej wysokości jak i składniki zmienne)	W podstawie wyliczeń świadczeń chorobowych uwzględniać powinno się wynagrodzenie za dany miesiąc uzupełnione odpowiednio według omówionych wyżej zasad właściwych dla stałych i zmiennych składników płacy (stosowanych gdy pracownik w danym miesiącu nie przepracował ani jednego dnia)

W sytuacji, gdy umowa o pracę jest zawierana w trakcie miesiąca, a pracownik staje się niezdolny do pracy w miesiącu następnym, wówczas podstawę wymiaru należnego zatrudnionemu świadczenia chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niedyspozycja zdrowotna (niezależnie od tego, czy pracownik przepracował w tym miesiącu mniej dni niż w miesiącu poprzednim). Tak wynika z ust. 269 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej.

Przykład

Pracownik był zatrudniony od 9 października do 18 listopada. Od 19 listopada do 31 grudnia był niezdolny do pracy z powodu choroby. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie pracownika za listopad.

A co jeśli zawarcie umowy o pracę następuje od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, a do niezdolności do pracy dochodzi w miesiącu następnym? W takim przypadku na podstawę wymiaru świadczenia chorobowego składa się wynagrodzenie uzyskane za pierwszy pełny kalendarzowy miesiąc ubezpieczenia czyli za miesiąc poprzedzający powstanie niedyspozycji zdrowotnej (art. 36 ust. 2 ustawy zasiłkowej). Zasadę tę stosuje się także wtedy, gdy umowa o pracę została zawarta od pierwszego dnia roboczego danego miesiąca, poprzedzonego dniem (dniami) ustawowo wolnym od pracy, np. od 2 maja 2019 r.

Jak ustalać podstawę świadczeń chorobowych po długiej nieobecności w pracy

Nierzadko zdarza się, że pracownik zyskuje prawo do zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego bezpośrednio po długiej nieobecności, spowodowanej np. chorobą, służbą wojskową, urlopem bezpłatnym lub tym o charakterze rodzicielskim. Bywa, że czas takiej absencji trwał bezpośrednio przed powstaniem niezdolności do pracy przez cały okres, z którego ustala się podstawę wymiaru świadczenia chorobowego (np. przez okres 12 miesięcy).

W takich okolicznościach bazę obliczeniową należności chorobowej stanowi wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niedyspozycja zdrowotna.

Ww. wynagrodzenie przyjmuje się:

w należnej w miesiącu wystąpienia choroby wysokości określonej w umowie o pracę, jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe lub
w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej (za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy) pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje świadczenie, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne.

Tak ustalona podstawa dla pracownika pełnoetatowego nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia pomniejszonego o kwotę odpowiadającą 13,71%.

Powyższa reguła obowiązuje także wtedy, gdy w miesiącach, za które wynagrodzenie powinno zostać uwzględnione przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych pracownik z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował ani jednego dnia.

Jeśli pracownik wynagradzany zmienną pensją po powrocie z długiej absencji zachoruje, ale zdąży przepracować choćby jeden dzień, wówczas jego pensję należy uzupełnić poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w miesiącu powrotu do pracy.

Przykład

Pracownica mająca zapisane w umowie o pracę stałe wynagrodzenie w wysokości 3.500 zł, od połowy II kwartału 2018 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim w związku z ciążą, a następnie na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim. Bezpośrednio po zakończeniu tego drugiego urlopu (tj. 17 października 2018 r.) zachorowała nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego.

Do podstawy jego wymiaru należało przyjąć przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od października 2017 r. do września 2018 r. Ponieważ w tym okresie pracownica nie świadczyła pracy przez ani jeden dzień, pracodawca uwzględnił wynagrodzenie określone w umowie o pracę, pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownicę w wysokości 3.020,15 zł (3.500 zł – 479,85 zł).

Stawka dzienna wynagrodzenia należnego w rozstrzyganym przypadku za niedyspozycję zdrowotną wynosi 80,54 zł (3.020,15 zł x 80% : 30).

Świadczenia należne za chorobę, wypadek lub opiekę przy łączeniu pracy z urlopem rodzicielskim

Podjęcie pracy w okresie korzystania z urlopu rodzicielskiego stanowi odrębny tytuł podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Ma to taki skutek, że podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas niedyspozycji zdrowotnej oraz zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub wypadkowego należnego za chorobę, wypadek lub opiekę przypadającą w trakcie łączenia rodzicielstwa z pracą, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane tylko z tytułu tej pracy. Nie uwzględniamy tu więc pensji uzyskanej za okres sprzed godzenia pracy z urlopem rodzicielskim.

A jak powinno się postąpić w razie, gdy np. niezdolność do pracy z powodu choroby powstała w trakcie łączenia pracy z urlopem związanym z macierzyństwem trwa nadal po zakończeniu wspomnianego urlopu?

W takiej sytuacji bazę obliczeniową świadczenia chorobowego od pierwszego dnia po omawianym urlopie należy wyznaczyć bez brania pod uwagę wynagrodzenia uzyskanego za czas pracowania w okresie opiekowania się nowonarodzonym potomkiem. W efekcie, podstawę wyliczeń powinna stanowić ta sama kwota, którą przyjęto do kalkulowania zasiłku macierzyńskiego przysługującego z tytułu narodzin dziecka.

W tym miejscu warto rozpatrzyć jeszcze jeden przypadek, a mianowicie taki, w którym pomiędzy okresami pobierania zasiłku macierzyńskiego i świadczenia chorobowego należnego po zakończeniu okresu łączenia pracy z urlopem rodzicielskim wystąpi przerwa trwająca co najmniej 3 miesiące kalendarzowe. W takich okolicznościach „podstawę chorobową” trzeba ustalać na nowo, stosując ogólne reguły, nakazujące m.in. wyłączanie z rachunków miesięcy, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy (lub nie przepracował ani jednego dnia) oraz przyjmowanie wynagrodzenia za miesiące, w których podwładny przepracował co najmniej połowę obowiązującej go normy czasu pracy (po uprzednim uzupełnieniu, o którym mowa w art. 37 ustawy zasiłkowej).

Przykład

Pełnoetatowa pracownica od 1 czerwca 2019 r. łączy korzystanie z urlopu rodzicielskiego z pracą u nas na 1/2 etatu. Na mocy zapisów umowy o pracę, uprawniona jest ona do stałej pensji zasadniczej w kwocie 4200 zł brutto oraz dodatku funkcyjnego (nienależnego za okresy chorób) w wysokości 300 zł brutto. Innych składników płacy nie otrzymuje.

100% podstawy wymiaru należnego jej zasiłku macierzyńskiego wynosi 3883,05 zł. Przez cały okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego przysługuje jej zasiłek w wysokości 80%. podstawy.

Wyliczenie stawki dziennej zasiłku za dni urlopu rodzicielskiego zmniejszonej proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej w czasie tego urlopu powinno wyglądać następująco:

o (3883,05 zł : 30 x 80%) = 103,55 zł; 103,55 zł – (103,55 zł x 0,5) = 51,77 zł.

Z kolei miesięczne wynagrodzenie za pracę łączoną z urlopem rodzicielskim, powinno zostać skalkulowane jak niżej (przy założeniu, że ww. praca uprawnia pracownicę do dodatku funkcyjnego):

o (4200 zł + 300 zł) x 0,5 etatu = 2250 zł brutto.

Załóżmy, że omawiana pracownica zachorowała w okresie od 10 do 14 lipca 2019 r. Podstawę wymiaru przysługującego jej z tego tytułu wynagrodzenia chorobowego powinna stanowić kwota 1553,22 zł, czyli pensja za czerwiec, pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownicę, zgodnie z wyliczeniem: (2250 zł – 308,48 zł) = 1941,52 zł; 1941,52 zł x 80% = 1553,22 zł.

KALKULATOR

🧮 Kalkulator Online – Wyliczanie świadczeń chorobowych
Jak obliczać wynagrodzenie za chorobę oraz zasiłek chorobowy, opiekuńczy, wypadkowy i macierzyński?
➪ Kliknij i Sprawdź